Kommunikationsregeln

Elektronische Kommunikation mit der Gemeinde Krayenberggemeinde

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten über das Internet an die Gemeinde Krayenberggemeinde ist nur unter den folgenden Regelungen zulässig. Diese Bestimmungen gelten nur für die elektronische Kommunikation mit der Gemeinde Krayenberggemeinde, nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden und Ämtern.

1. Die Gemeinde Krayenberggemeinde nimmt im Rahmen der elektronischen Kommunikation ausschließlich Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegen:

    Adobe Acrobat (*.pdf)

    Microsoft Word (*.doc, *.docx)

    Microsoft Excel (*.xls, *.xlsx)

    Microsoft Office (*.xps)

    Bilder (*.jpg, *.bmp, *.png)

In diesen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Programmierungen oder Abläufe (sogenannte Makros) verwendet werden.

1. Dateien in den in Punkt 1. genannten Formaten können im Dateiumfang durch Komprimierungsprogramme verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Gemeinde Krayenberggemeinde nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
2. Die Gesamtgröße einer E-Mail inkl. aller Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von fünf Megabyte (MB) beschränkt.
3. Bei Nutzung elektronischer Kommunikation wird Ihr Einverständnis vorausgesetzt, dass die E-Mail auf Viren und Spam überprüft wird. E-Mails, die als Viren eingeordnet worden sind, werden ungelesen gelöscht und nicht bearbeitet. Da in E-Mails, die Computerviren enthalten, in aller Regel die Absenderadressen gefälscht worden sind, erfolgt keine elektronische Rückinformation. Wird beim Versenden keine Virenprüfung mit einem aktuellen Virenprogramm durchgeführt, wird daher eine telefonische Rückfrage zum Eingang der Mail empfohlen. Bitte beachten Sie, dass die Übersendung per E-Mail/Internet grundsätzlich als unsicher eingestuft wird und Daten von Unbefugten zur Kenntnis genommen und auch verfälscht werden können. Schutzwürdige Daten sollten Sie deshalb auf dem normalen Postweg versenden. E-Mails, die in HTML-Form versendet werden und Skripte enthalten, werden ebenfalls abgewiesen, da damit verschiedene Aktionen unbemerkt ausgeführt werden können.
4. Um eine ordnungsgemäße Verarbeitung von elektronischen Dokumenten zu gewährleisten werden Nachrichten mit dem Anhang „winmail.dat“ nicht angenommen.
5. Zur Vermeidung von Spam-Mails verwendet die Gemeindeverwaltung eine Software zur Identifizierung von unerwünschten E-Mails. Durch diesen Prüfmechanismus können Ihre E-Mails abgewiesen werden, sofern diese als Spam identifiziert wurden.
6. Bitte senden Sie der Gemeindeverwaltung keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt bzw. heruntergeladen werden muss. Diese Form der Nachrichten wird von der Gemeindeverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen.
7. Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Gemeinde Krayenberggemeinde davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
8. Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich.
9. Bei Schriftverkehr, der nach geltendem Recht der Schriftform bedarf, ist bis auf Weiteres keine elektronische Übertragungsform zugelassen. Dies gilt auch für fristgebundene Anträge und Erklärungen, wie z.B. Widersprüche und Einsprüche.
10. Falls vertrauliche Informationen gesendet werden sollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost als Art der Zustellung zu verwenden.

Im Übrigen verweisen wir auf die Regelungen des § 3a Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz (ThürVwVfG) zur Elektronischen Kommunikation.